Как управлять командой дизайнеров интерьера

Определите роли в команде и ответственность за задачи по комнатам и этапам

Если вы хотите научиться управлять работой команды дизайнеров интерьера без постоянного тушения пожаров, начните с одного правила: у каждой задачи должен быть один владелец. Не два дизайнера, каждый из которых предполагает, что другой занимается заказом плитки. Одно имя, один срок, одно определение завершения.

Большинство студий приходят к четырем рабочим ролям, даже когда один человек выполняет несколько из них:

• Ведущий дизайнер отвечает за концепцию, направление клиента и окончательное утверждение выбора.
• Младший дизайнер или дизайнер проекта создает мудборды, чертежи и спецификации по комнатам.
• Координатор по закупкам отвечает за расчеты, заказы, сроки поставки и отслеживание доставки.
• Специалист по работе с клиентами отвечает за составление расписания, получение одобрений и периодичность коммуникаций.

В индивидуальной практике или студии из трех человек один человек может выполнять две из этих ролей. Это нормально, при условии, что роли остаются разделенными на бумаге, чтобы ничего не ускользнуло в промежуток между ними.

Затем добавьте вторую ось: ответственность по комнатам и по этапам. Разделение только по этапам (концепция, спецификация, закупки, монтаж) приводит к путанице при передаче задач в середине проекта. Разделение только по комнатам приводит к тому, что никто не следит за общим графиком. Объедините эти два подхода. Младший дизайнер отвечает за «Главная ванная комната, спецификация», координатор по закупкам отвечает за «Главная ванная комната, заказ и доставка», а ведущий дизайнер отвечает за этап утверждения между ними.

Пропишите правила передачи задач. Спецификация «готова к закупке», только когда заполнены отделка, размеры, количество и ссылка на поставщика. Заказ на поставку «готов для клиента», только после того, как руководитель проверил бюджетную строку. Такие точные определения кладут конец большинству разговоров в стиле «Я думал, это у тебя».

Наконец, решите, кто что видит. Наценки и торговая маржа принадлежат студии, а не клиенту, и не каждому ассистенту они нужны. Установите права доступа до начала проекта, а не после того, как кто-то перешлет не ту смету.

Создайте единое рабочее пространство для задач, файлов и заказов

Когда вы поймете, как управлять ролями в команде дизайнеров интерьера, предоставьте команде одно место, где будет сосредоточена вся работа. Типичный сценарий неудачи знаком: задачи в приложении для списков дел, подборки в электронной таблице, изображения на общем диске, статус заказа затерян в чьей-то почте. Каждый инструмент хорош сам по себе. Вместе они гарантируют, что никто не видит полной картины.

Универсальные инструменты здесь имеют специфический недостаток. Как отмечает monday.com, универсальные инструменты управления проектами могут отслеживать сроки, но они рассыпаются, когда вам нужно управлять визуальными материалами, совместно работать над мудбордами или отслеживать десятки заказов от поставщиков. Обычное приложение для списков дел также не может хранить сроки выполнения заказов поставщиками, торговую наценку или утвержденную клиентом подборку с прикрепленной ценой.

Ваше общее рабочее пространство должно содержать:

• Комнаты и бюджеты, чтобы у каждой комнаты была своя текущая смета, а общая сумма обновлялась в реальном времени.
• Подборки продуктов с прикрепленными фото, ценой, артикулом, размерами и ссылкой на источник, а не в отдельном документе.
• Задачи, привязанные к комнатам и этапаму каждого владельца и срока выполнения.
• Даты заказа и доставкиотображаются на временной шкале, так что опоздавший диван будет замечен до того, как он заблокирует установку.
• Файлы и согласованияприкрепленные к объекту, которого они касаются.

Вот где платформа, созданная для этой цели, занимает свое место. В ArchiBoard сметы, поиск поставщиков, планирование комнат и отслеживание задач находятся в одном проекте, а Web Clipper извлекает фотографии, цены и артикулы со страницы поставщика, чтобы никто не перепечатывал данные о продукте. Сметы составляются в нескольких валютах с разбивкой по комнатам и экспортируются в PDF, что помогает, когда коллега в другом городе занимается подсчетами. Вы также можете просматривать каталог интерьерных товаров и добавлять товары прямо в комнату, вместо того чтобы искать их по сайтам поставщиков по одному.

Проверка хорошей настройки проста: новый член команды должен иметь возможность открыть проект и за минуту ответить на вопросы «что заблокировано, кто за это отвечает и когда срок?»

Обучите свою команду и перенесите активные проекты из электронных таблиц

Выбор инструмента — это легкая часть обучения управлению работой команды дизайнеров интерьеров. Заставить людей использовать его во время текущих проектов сложнее. Студии, которые пытаются перейти одним махом, обычно останавливаются, потому что все возвращаются к электронным таблицам в момент наступления крайнего срока.

Более спокойная последовательность работает лучше:

1. Выберите один пилотный проект. Выберите тот, который достаточно ранний, чтобы требовалось перенести немного данных, или начните новый. Не начинайте с задачи, которая находится в середине процесса заказа.
2. Проведите пилотный проект с небольшой группой. Ведущий дизайнер и координатор по закупкам — естественная пара, поскольку именно они больше всего ощущают неудобства работы с таблицами.
3. Переносите данные построчно, а не файлами. Переносите только активные данные: открытые подборки, ожидающие заказы и предстоящие задачи. Заархивируйте завершенные строки в старом файле и оставьте их там.
4. Установите дату перехода. После этой даты старая таблица будет доступна только для чтения. Если она останется редактируемой, ее будут продолжать редактировать.
5. Внедрите для остальной команды после того, как пилотный проект привел к созданию одной чистой сметы и одного чистого цикла заказа.

Делайте обучение коротким и привязанным к реальной работе. Тридцать минут на реальном проекте лучше, чем долгое общее демо. Показывайте каждой роли только то, что ей нужно: младший дизайнер изучает клиппинг и доски комнат, координатор изучает заказы и временную шкалу, ведущий изучает утверждения и вид сметы.

Ожидайте некоторого сопротивления и относитесь к нему как к информации. Если кто-то постоянно возвращается к таблице, спросите, что она делает такого, чего нет в новой системе. Часто это недостающий столбец или неясное правило передачи задач, и оба эти момента легко исправить.

По стоимости студии не нужно слепо принимать обязательства. Программное обеспечение для дизайнеров интерьеров варьируется в широких пределах: от бесплатного до примерно 119 долларов США на пользователя в месяц, согласно обзору Agiled, поэтому используйте бесплатный уровень или пробную версию для пилотного проекта и выберите платный план, как только команда почувствует разницу.

Установите ритм встреч, правила обзора и процедуры подотчетности

Инструменты содержат данные. Процедуры помогают людям быть честными в отношении этих данных. Команда дизайнеров, которая встречается слишком часто, тратит оплачиваемые часы, а та, которая встречается слишком редко, обнаруживает проблемы, когда они уже дорого обходятся. Легкий, предсказуемый ритм подходит большинству студий.

Краткий еженедельный обзор проекта. От пятнадцати до тридцати минут, раз в неделю, на каждый активный проект или на студию, если команда небольшая. Просмотрите общий рабочий процесс, а не полагайтесь на память: что просрочено, что заблокировано, какие утверждения ожидают, какие поставки запланированы на следующие две недели. Закончите с тем, что каждый заблокированный элемент назначен на человека и дату.

Быстрая ежедневная проверка, если вы ведете несколько активных проектов. От пяти до десяти минут, стоя или в чате. Каждый человек говорит, что он заканчивает сегодня и где ему нужна помощь. Удаленные и гибридные команды получают наибольшую пользу, поскольку это заменяет разговоры в коридоре, которые обеспечивает офис.

Предварительный обзор перед презентацией. Перед любой презентацией для клиента руководитель проверяет выбор, смету и изображения с дизайнером проекта. Обнаружение неправильной отделки или устаревшей цены внутри компании гораздо дешевле, чем исправление ее перед клиентом.

Обзор закупок во время заказа. Перед отправкой заказа на закупку координатор и руководитель подтверждают количество, отделку, сроки поставки и строку бюджета. Эта одна привычка предотвращает множество инцидентов с неправильными товарами и заказами на дозаказ.

Ответственность приходит с прозрачностью, а не с погоней. Когда у задач есть ответственные и сроки внутри проекта, еженедельный обзор превращается из допроса в чтение. Просроченные пункты всплывают сами, и разговор смещается с «кто забыл?» на «что тебе нужно, чтобы это разблокировать?»

Одно предостережение относительно цифр: вы увидите утверждения, что фирмы, использующие специализированное программное обеспечение, взимают значительно больше за дизайнера и имеют гораздо меньше неудачных поставок, чем фирмы, работающие с электронными таблицами. Эта цифра приписывается отраслевому прогнозу ASID, но доходит до нас из вторых рук, поэтому проверьте ее по первичному отчету, прежде чем цитировать клиентам или партнерам. Приведенные выше процедуры заслуживают внимания в любом случае.

Координируйте работу с поставщиками и согласования с клиентами, не теряя контроля

Поставщики и клиенты — это две группы, которым вы не можете давать указания так же, как сотрудникам, что делает их обычным источником задержек. Научиться управлять взаимодействием команды дизайнеров интерьера с внешними сторонами сводится к структуре: четкая информация на входе, четкие решения на выходе и запись обоих.

Поставщики. Относитесь к каждому взаимодействию с поставщиком как к чему-то, что должно отражаться в рабочем пространстве. Записывайте указанные цены, подтвержденные сроки поставки и обещанные даты доставки для конкретной линейки продуктов. Когда дата поставщика сдвигается, обновляйте график, чтобы последующие задачи, включая установку, двигались вместе с ней. Координатор по закупкам должен отвечать за весь контакт с поставщиком, чтобы поставщик слышал один голос, а команда не отправляла противоречивые инструкции. Храните подтверждения заказов рядом с заказом, а не в личном почтовом ящике, чтобы любой, кто замещает коллегу, мог их найти.

Поскольку каталог и инструменты для вырезок содержат ссылку на поставщика, SKU и размеры для каждой позиции, заказы можно формировать на основе тех же данных, которые клиент утвердил. Извлечение деталей спецификации со страницы продукта, таких как porcelain tile форматы или paint отделка, непосредственно в строку заказа устраняет ошибки транскрипции, тихую причину многих неправильных поставок.

Утверждения клиента. Утверждения задерживаются, когда они остаются в цепочках электронных писем. Представляйте подборки, сгруппированные по комнатам, с изображениями, ценами и размерами, и запрашивайте решение к указанной дате. Записывайте решение по каждому элементу в тот момент, когда оно поступает. Как только клиент утвердил что-то с прикрепленной ценой, эта запись будет вашей ссылкой, если вопрос вернется позже.

Здесь также важна защита маржи. Ролевые разрешения позволяют вам сотрудничать с клиентами и младшими сотрудниками, сохраняя при этом торговую наценку видимой только для тех, кто должен ее видеть. Установите это в начале проекта, чтобы в представлении клиента отображались нужные вам цифры и ничего лишнего.

Замыкая круг. После каждого раунда утверждения письменно подтверждайте, что было решено и что будет дальше: какие позиции переходят к заказу, какие требуют альтернатив, каковы новые сроки. Этот краткий обзор помогает команде, поставщикам и клиенту оставаться на одной волне и дает еженедельному обзору конкретный ориентир для отслеживания.

Если ваша команда готова попробовать это на практике, вы можете создать рабочее пространство ArchiBoard и провести один проект через него, прежде чем принимать какие-либо дальнейшие решения. Для более глубокого изучения аспекта настройки задач ознакомьтесь с нашим руководством по программному обеспечению для управления задачами в дизайне интерьера.