Учёт дилерской скидки и комиссии: как вести его честно

Чтобы честно вести учёт дилерской скидки или комиссии, записывайте три числа для каждой позиции: розничную цену, вашу закупочную цену и цену для клиента. Комиссию поставщика выносите в отдельную строку со своим статусом — от начисленной до полученной. Заранее решите, какую модель заработка вы используете и как сообщаете о ней клиенту. Всё, что ниже, следует из этих двух правил.

Четыре способа, которыми дизайнер зарабатывает у поставщиков

Слова «скидка», «наценка» и «комиссия» часто путают, и именно здесь честный учёт начинает давать сбой. Это разные денежные потоки с разными получателями. Прежде чем создавать таблицу или отчёт, назовите модель, которую вы реально применяете в каждом проекте.

Эти модели могут сочетаться в одном проекте. Ткань может приносить комиссию, а у бренда светильников вы получаете дилерскую цену. Ведите учёт по поставщикам и по позициям, а не по средним показателям проекта.

Определите правила до первого заказа

Большинство споров о торговых скидках возникает из-за правил, которые так и не были записаны. Потратьте полчаса на это, прежде чем отправлять любую смету.

1. Выберите модель для каждого поставщика. Запишите, какая из четырёх моделей применяется к каждому поставщику, с которым вы работаете по проекту.
2. Зафиксируйте проценты. Укажите торговую скидку, вашу наценку или вашу долю скидки и ставку комиссии, каждый показатель с источником: прайс-листом, письмом или дилерским соглашением.
3. Решите, кто кому платит. Либо клиент платит поставщику напрямую, либо клиент платит студии, а студия платит поставщику. От этого зависят ваш денежный поток и ваши риски, поэтому пропишите это в условиях проекта.
4. Внесите это в договор или коммерческое предложение. Простыми словами укажите, как вам платят: гонорар, наценка, доля скидки или комиссия поставщика. Соблюдайте правила раскрытия информации, которые действуют в вашей стране и в вашем профессиональном объединении.
5. Согласуйте отчётность. Сообщите клиенту, что он получит: смету с окончательными ценами, график платежей, итоговый отчёт.

Что хранить в качестве первичных документов

• Торговые условия поставщика или подтверждение дилера с датой
• Письменное подтверждение ставки комиссии и условий её выплаты
• Подписанная смета или согласование каждой позиции клиентом
• Счёт поставщика и подтверждение оплаты по каждому заказу

Расчёт без искажений: одна позиция, четыре модели

Возьмём для примера один диван. Цифры условные: розничная цена 10,000 EUR, торговая скидка 30%, то есть закупочная цена для студии составляет 7,000 EUR. По модели комиссии клиент платит поставщику напрямую, а поставщик перечисляет студии 10% от суммы счёта.

Один и тот же диван приносит студии от 840 до 3,000 EUR, а клиент платит от 7,840 до 10,000 EUR. Сама по себе ни одна из этих моделей не нечестна. Нечестной её делает то, что клиенту скрывают её там, где по договору она должна быть видна, или смешивание моделей, при котором никто не может понять, откуда пришли деньги.

Наценка или маржа

Наценка 12% на себестоимость — это не маржа 12% от цены продажи. В примере 840 EUR от 7,840 EUR составляют примерно 10.7% маржи. Выберите одно определение, закрепите его во внутренней отчётности и используйте последовательно. Если нужна быстрая проверка пересчёта, калькулятор наценки , сделает это за несколько секунд.

Три числа на каждую позицию

1. Прайсовая цена (MSRP). Рекомендованная розничная цена, которую публикует поставщик.
2. Закупочная цена. То, что вы или клиент фактически платите поставщику после торговой скидки.
3. Цена для клиента. То, что клиент видит в смете.

Если вы храните только клиентскую цену, вы потом не сможете доказать, какой была скидка. Если храните только закупочную цену, вы не сможете объяснить свой заработок. Храните все три значения и настройте так, чтобы проценты и суммы пересчитывались друг из друга, тогда они никогда не разойдутся.

Отслеживайте комиссию поставщика на всех этапах её жизненного цикла

Скидка для дизайнера видна сразу, потому что она уже заложена в цену. Комиссия устроена иначе: это деньги, которые вам причитаются, но поступят позже, и о них легко забыть. Относитесь к ней как к дебиторской задолженности, у которой есть статус.

1. Начислено. Клиент оплатил поставщику или заказ подтверждён, поэтому по условиям вашего соглашения комиссия вам положена. Запишите ожидаемую сумму.
2. Запрошено. Вы отправили поставщику счёт на комиссию или письменный запрос. Запишите дату.
3. Получено. Деньги поступили. Запишите дату и сумму и отметьте расхождение с ожидаемой цифрой, если оно есть.

Раз в месяц проверяйте список начисленной, но ещё не запрошенной комиссии. Именно такие суммы чаще всего теряются, обычно когда проект подходит к концу и все заняты монтажом.

Ежемесячная проверка комиссий

• У каждого поставщика с соглашением о комиссии записана ставка
• У каждого оплаченного заказа есть ожидаемая сумма комиссии
• Запросы, которые старше сроков оплаты поставщика, отрабатываются
• Отменённые или возвращённые позиции корректируют комиссию
• Полученные суммы сравниваются с ожидаемыми, и расхождения объясняются
• Комиссия не смешивается с платежами клиента и бюджетом проекта

Объясняйте клиенту без путаницы

После прочтения ваших документов клиент должен ответить на один вопрос: сколько он заплатил и кому были переданы деньги? Показывать каждый внутренний процент не обязательно, если это не требуется вашим договором. Но важно убедиться, что ничто в документах не противоречит тому, как вы на самом деле получаете оплату.

• Указывайте итоговые цены по каждой позиции и итоги по каждой комнате.
• Не включайте в клиентские документы колонки закупочной цены, наценки и прибыли, если договор не предусматривает их раскрытие.
• Если в сделке есть общая скидка, явно покажите клиенту, сколько он сэкономил.
• Если клиент платит поставщику напрямую, укажите, что поставщик может выплачивать студии комиссию, в том виде, как это описано в вашем договоре.
• Используйте одинаковые формулировки в предложении, смете и финальном отчёте.
• Отвечайте на прямые вопросы о вашем заработке прямо. Спокойное, подготовленное объяснение лучше оборонительного.

Когда клиент видит график платежей, совпадающий со счетами, доверие, как правило, приходит. Ваш клиентский портал — это один из способов показать им этот вид, не раскрывая внутренние цифры.

Как это сделать в ArchiBoard

The Project Finance позволяет вести модель заработка, платежи клиентов, платежи поставщикам и комиссию в одном проекте. Шаги ниже соответствуют руководству пользователя; подробности по позициям описаны в разделе Estimates help chapter.

1. Откройте проект и перейдите в раздел Project Finances. В настройках финансов укажите роль вашей студии, способ заработка (комиссия, наценка или доля скидки поставщика), кто кому платит («Клиент → Поставщик» или «Клиент → Студия → Поставщик»), валюту проекта и утверждённый бюджет.
2. Откройте «Поставщики» в левом меню и проверьте комиссию, записанную для каждого поставщика, с которым вы работаете в проекте.
3. Перейдите в «Сметы» и переключите «Режим просмотра сметы» на «Экономика». Для каждой позиции вы видите рекомендованную розничную цену (MSRP), скидку поставщика, закупку, наценку, прибыль и цену для клиента. Измените сумму — процент пересчитается, и наоборот.
4. В разделе «Финансы проекта», регистрируйте платежи клиентов и платежи поставщикам как транзакции. Платежи поставщикам группируются по поставщику, так что можно сравнить, что уже оплачено, с тем, что заказано.
5. Отслеживайте комиссию по этапам: начислена, запрошена, получена. Система автоматически создаёт задачу «Запросить комиссию у…», поэтому комиссия не останется без внимания.
6. Из платежа сформируйте PDF: счёт клиенту, счёт поставщику за комиссию или отчёт для клиента. Реквизиты студии подставляются из настроек вашего профиля.
7. Перед отправкой документов клиенту используйте «Сметы» → «Экспорт в PDF». Внутренние показатели (закупочная цена, наценка, прибыль) в PDF для клиента не включаются.

FAQ

Одно и то же ли торговая скидка и комиссия?

Нет. Торговая скидка снижает цену, по которой вы или ваш клиент покупаете у поставщика, поэтому она видна в счёте. Комиссия — это отдельный платёж, который поставщик производит вам, обычно после того, как клиент уже оплатил заказ. Учитываются они по-разному: скидка — по каждой позиции, а комиссия — как дебиторская задолженность со своим статусом.

Нужно ли сообщать клиенту о моей торговой скидке?

Это зависит от вашего договора, профессиональной ассоциации и правил в вашем регионе, поэтому проверьте всё это. Как практический принцип: клиент должен понимать, как вам платят, и не должен быть удивлён позже. Опишите модель вознаграждения в коммерческом предложении простым языком и следите, чтобы сметы и отчёты ей не противоречили.

Нужно ли передавать клиенту всю торговую скидку?

Это деловое решение, а не правило. Некоторые студии передают скидку полностью и берут прозрачный сбор или наценку. Другие делят её с клиентом или оставляют как часть своего вознаграждения. Что бы вы ни выбрали, согласуйте это до заказа, применяйте единообразно и приводите документы в соответствие с договорённостью.

Как не забыть о неоплаченных комиссиях поставщиков?

Фиксируйте ожидаемую комиссию в момент подтверждения или оплаты заказа, а не тогда, когда вспомните о ней. Присвойте ей статус и дату запроса. Раз в месяц проверяйте начисленные, но не запрошенные комиссии. Помогают инструменты, которые создают напоминание для каждой комиссии, ведь пробелы обычно обнаруживаются в конце проекта.

Одно и то же ли наценка на себестоимость и маржа?

Нет. Наценка — это процент, который добавляется к вашей себестоимости, а маржа — это доля от цены продажи, которая остаётся у вас. Наценка в 12% даёт маржу около 10,7%. Выберите одно определение для внутренней отчётности, чётко подпишите его и используйте последовательно, чтобы прибыль по разным проектам можно было сравнивать.