Как вести учёт платежей клиентов в дизайн-проектах интерьера
· 8 мин чтения
Чтобы отслеживать платежи клиентов в проектах интерьера, ведите отдельную книгу учёта на каждый проект, в которой видно, что клиент должен студии и что студия должна поставщикам. Привязывайте каждый платёж к конкретному счёту или позиции сметы и записывайте его в день поступления или выплаты денег. Ниже описан метод, которым я пользуюсь: выберите схему движения денег, постройте книгу учёта, отслеживайте каждый платёж поставщику по этапам и проводите короткую еженедельную проверку.
Определите, кто кому платит, до первого платежа
Большинство путаницы с деньгами возникает из-за неясной схемы движения средств. Запишите, какая из двух моделей применяется к проекту, и закрепите её в договоре. От этого зависит, что именно нужно отслеживать.
| Модель | Кто платит поставщику | Что отслеживать | Основной риск |
|---|---|---|---|
| Клиент платит поставщику напрямую | Клиент | Какие счета поставщиков клиент уже оплатил, ваш гонорар или комиссия и сроки оплаты | Клиент платит с опозданием или пропускает счёт, и вы узнаёте об этом, только когда задерживается поставка |
| Клиент платит студии, студия платит поставщику | Студия | Полученные деньги, выплаченные суммы, маржу по каждой позиции, свободный остаток | Вы платите поставщикам из средств, которые ещё не поступили на ваш счёт |
Вторая модель требует более строгой дисциплины. Деньги клиента находятся у вас, поэтому в книге учёта всегда должно быть видно, какая их часть уже закреплена за поставщиками, а какая свободна.
Постройте книгу учёта проекта
Для старта достаточно таблицы. Важна структура, а не инструмент.
Шаги настройки
- Зафиксируйте утверждённый бюджет и валюту проекта. Если позиции оплачиваются в других валютах, пересчитайте их в валюту проекта и укажите курс, который использовали.
- Распределите бюджет по комнатам. Представление в разрезе комнат показывает, какая зона выходит за рамки, раньше, чем это становится заметно по общей сумме.
- Согласуйте график платежей клиента. Типичные триггеры — подписание договора, утверждение спецификации и каждый крупный заказ. Привязывайте каждый платёж к событию, а не только к дате.
- Фиксируйте каждый платёж клиента по четырём полям: дата, сумма, на что он идёт и документ, к которому он относится (номер счёта или этап графика).
- Ведите учёт выставленных счетов отдельно от полученных платежей. Разница между ними и есть ваша дебиторская задолженность.
- Пересчитывайте остаток после каждой записи: утверждённый бюджет минус оплачено минус выставлено, но не оплачено, равно части, которая ещё не выставлена к оплате.
Пример со стороны клиента
Приведённые ниже цифры служат только для иллюстрации.
| Статья | Сумма, EUR | Статус |
|---|---|---|
| Утверждённый бюджет | 40 000 | Согласовано |
| Счёт 1: аванс при утверждении | 20 000 | Оплачено |
| Счёт 2: заказы мебели и освещения | 12 000 | Выставлено, не оплачено |
| Ещё не выставлено | 8 000 | Запланировано на отделочные материалы |
Одного взгляда на эту таблицу достаточно, чтобы ответить на три вопроса, которые обычно задаёт клиент: сколько я уже заплатил, сколько ещё не оплачено и сколько предстоит заплатить.
Учитывайте платежи поставщикам позиция за позицией
Платежи поставщикам — самое слабое место в учёте, потому что один поставщик может поставлять десять позиций и получать оплату несколькими частями. Ведите платежи на уровне позиций, а группировку по поставщикам делайте потом, а не наоборот.
Аванс и остаток
Большинство поставщиков просят аванс, а остаток — до отгрузки. Фиксируйте обе части по одной и той же позиции. Пример с условными цифрами:
| Позиция: диван | Сумма, EUR |
|---|---|
| Цена для клиента | 3 000 |
| Закупочная цена у поставщика | 2 400 |
| Аванс поставщику, 50% | 1 200 |
| Остаток поставщику, оплата до отгрузки | 1 200 |
| Маржа студии | 600 |
Если вы ещё решаете, сколько добавить к закупочным ценам, калькулятор наценки поможет проверить маржу до того, как вы назовёте цену клиенту.
Этапы оплаты
Для каждой позиции заведите этап оплаты, отдельный от статуса закупки. Клиент может уже одобрить позицию, а счёт от поставщика ещё даже не запрошен. Это нормально, но вы должны это видеть.
| Этап | Что это значит | Ваше действие |
|---|---|---|
| Нужно запросить счёт | Позиция одобрена, но счёта ещё нет | Запросите счёт у поставщика |
| Счёт запрошен | Ждём документ от поставщика | Если ожидание затянулось, напомните о себе |
| Ожидает оплаты поставщику | Счёт получен, но не оплачен | Проверьте срок оплаты и доступные средства |
| Аванс поставщику оплачен | Оплачена часть, остаток не закрыт | Запланируйте остаток до отгрузки |
| Поставщик оплачен | Полностью закрыто | Прикрепите квитанцию |
Документы
Прикрепляйте счёт и подтверждение оплаты к самой позиции, а не к общей папке. Через месяцы, когда клиент оспорит строку или поставщик заявит о неоплате, документ нужен за считанные секунды. Записывайте дату счёта и срок оплаты как отдельные поля. Срок оплаты определяет ваше планирование денежных средств, а дата счёта помогает находить дубликаты.
Сопоставляйте деньги клиента с обязательствами перед поставщиками
Когда студия платит поставщикам, один показатель защищает вас лучше любого другого: свободный остаток. Считайте его так: деньги, полученные от клиента, минус деньги, уже выплаченные поставщикам, минус счета поставщиков, которые скоро подходят к оплате.
- Выпишите счета поставщиков, срок оплаты которых наступает в ближайшие 14 дней.
- Сравните их общую сумму со свободным остатком.
- Если остатка не хватает, выставите следующий счёт клиенту сейчас, а не тогда, когда наступит срок оплаты поставщику.
- Если вы получаете комиссию от поставщиков, ведите её отдельной строкой с тремя статусами: начислено, запрошено, получено. Её легко упустить, потому что никто не выставляет вам за неё счёт.
Также регулярно сравнивайте сметную сумму с утверждённым бюджетом. Если смета начинает превышать бюджет, клиент должен узнать об этом до следующего счёта, а не после.
Что должен видеть клиент
Заранее решите, сколько платёжных деталей видит клиент. Большинству клиентов нужны их собственные платежи, график и статус выполнения. Счета поставщиков и ваши закупочные цены обычно остаются внутренней информацией. клиентский портал с раздельными настройками видимости позволяет делиться ходом работ, не раскрывая вашу маржу.
Еженедельная платёжная рутина
Пятнадцать минут в неделю предотвращают большинство проблем с оплатами. Используйте этот чек-лист.
- Каждый платёж, полученный на этой неделе, записан с датой, суммой и счётом, который он покрывает.
- Каждый платёж поставщику записан и имеет приложенный чек или квитанцию.
- Счета клиентов, просроченные по сроку оплаты, отмечены, и клиенту отправлено напоминание.
- Счета поставщиков с наступающим сроком оплаты в ближайшие 14 дней сверены со свободным остатком.
- Позиции, которые скоро отгружаются, проверяются на остаток оплаты поставщику: он либо уже оплачен, либо запланирован к оплате.
- Позиции со статусом «утверждено», по которым не запрошен счёт, выводятся списком, и запросы отправляются.
- Итоговую смету сравнивают с утверждённым бюджетом в разрезе каждой комнаты.
- Комиссии поставщиков, которые начислены, но ещё не запрошены, выводятся списком.
Ошибки, которые искажают картину
- Массовое внесение платежей в конце месяца. Даты сдвигаются, чеки теряются, а никто не помнит, что именно покрывал тот или иной перевод.
- Смешение выставленных счетов и оплаченных сумм. Выставленный счёт — это требование, а не деньги.
- Оплата отклонённой или не утверждённой позиции. Перед любой оплатой поставщику проверьте статус утверждения.
- Игнорирование частичных платежей. Если сумма чека меньше стоимости позиции, отмечайте её как аванс, иначе позиция будет выглядеть полностью оплаченной.
- Подсчёт дубликатов. Один и тот же чек, загруженный дважды, завышает итог оплат.
Как это сделать в ArchiBoard
Функция учёта финансов проекта охватывает обе стороны бухгалтерской книги. Поля платежей на уровне позиций описаны в разделе справки о сметах.
- Откройте проект и перейдите в раздел «Финансы проекта». В настройках финансов укажите свою роль в студии, способ заработка (комиссия, наценка или доля скидки поставщика), кто кому платит («Клиент → Поставщик» или «Клиент → Студия → Поставщик»), валюту проекта и утверждённый бюджет.
- Записывайте платежи клиентов и платежи поставщикам как транзакции. Платежи поставщикам группируются по поставщику.
- Чтобы увидеть детали по позициям, перейдите в раздел «Сметы» и нажмите «Поставщик и оплата» в строке позиции. Выберите поставщика. Если его нет в списке, используйте «+ Add contractor».
- В «Оплата поставщику», по умолчанию стоит 100%. Для частичных платежей отметьте «Это аванс» и добавьте остальные части кнопкой «+ еще одна часть».
- В «Счета поставщиков»загрузите файлы, вставьте скриншот через Ctrl+V или добавьте ссылку на Google Drive. Заполните поля «Дата счета» и «Срок оплаты».
- Чтобы обработать много документов сразу, нажмите «Чеки и коммерческие предложения» в общей смете проекта, добавьте файлы или папку Google Drive, проверьте предложенные позиции и отметьте «Аванс» или «Оплата 100%», затем нажмите «Применить». Пока вы не нажмете «Применить», ничего не меняется.
- Из платежа можно сформировать PDF: счет клиенту, счет поставщику на комиссию или отчет для клиента. Реквизиты студии берутся из настроек профиля.
- Если клиент должен видеть платежи поставщикам в личном кабинете, отметьте «Оплата поставщику» в настройках видимости для клиента. По умолчанию эта опция скрыта.
Система предупреждает, когда смета превышает утвержденный бюджет, и может показать перерасход по комнатам, если вы распределяете бюджет именно так. Комиссия поставщика учитывается как начисленная, запрошенная и полученная. Общие итоги по всем проектам находятся в разделе «Финансы» в главном меню.
FAQ
Как часто нужно обновлять журнал платежей?
Вносите данные в день движения денег и раз в неделю делайте короткую проверку. Поздние записи — главная причина, по которой журналы перестают быть надежными: забываются даты, суммы и назначение платежей. Еженедельная проверка тогда лишь подтверждает картину, а не восстанавливает ее по памяти.
Должен ли клиент видеть счета поставщиков?
Это зависит от договора и от того, как вы зарабатываете. Если клиент платит поставщикам напрямую, им нужны счета. Если вы перепродаёте с наценкой, счета поставщиков обычно остаются внутренними документами. Согласуйте это в самом начале и применяйте одно и то же правило ко всем проектам, чтобы оно никогда не выглядело избирательным.
Как оформить аванс, который не покрывает полную стоимость позиции?
Отметьте платёж как аванс, а остаток зафиксируйте как отдельную ожидаемую оплату со своим сроком. Так позиция не будет выглядеть полностью оплаченной. Назначьте срок оплаты остатка до отгрузки, потому что многие поставщики не передают товар, пока не получат деньги.
Что делать, если клиент платит с опозданием, а срок поставщику близко?
Сначала проверьте свободный баланс. Если студия располагает средствами, можно оплатить из более раннего аванса клиента. Если нет, попросите у поставщика короткую отсрочку в письменной форме и отправьте клиенту напоминание с указанием заказа, который находится под угрозой. Не закрывайте разрыв из собственных средств без предварительного согласования.
Как отслеживать мою комиссию от поставщиков?
Ведите её как отдельную строку с тремя статусами: начислено, когда заказ оплачен; запрошено, когда вы отправили поставщику требование; получено, когда деньги поступили. Без этих статусов комиссии часто остаются неоплаченными, потому что никто не напоминает о необходимости их запросить.