Шаблон бюджета проекта дизайна интерьера: метод закупки

Шаблон бюджета проекта дизайна интерьера работает, когда каждая строка содержит одинаковые поля: что это за предмет, сколько его нужно купить, сколько вы платите поставщику, сколько платит клиент, когда заказывать и что уже оплачено. Составляйте его покомнатно, держите цену покупки и цену клиента в отдельных столбцах и добавляйте строки, которые легко забыть: доставка, установка и непредвиденные расходы. Ниже приведены структура и порядок работы.

Решите, на какие вопросы должен отвечать бюджет

Один список предметов должен служить трем читателям, и большинство проблем с бюджетом начинаются, когда один лист пытается обслужить их всех, не разделяя представления.

• Клиент хочет знать, сколько стоит каждая комната и что было одобрено.
• Менеджер по закупкам хочет знать, что заказывать в первую очередь, у кого и когда это должно прибыть.
• Студия хочет знать себестоимость, наценку и прибыль по каждому предмету.

Разработайте шаблон так, чтобы одни и те же строки могли отображать представление для клиента (название, фото, количество, цена для клиента) и внутреннее представление (себестоимость, наценка, прибыль). Если вам придется вести два отдельных файла, они разойдутся через несколько недель.

Настройте столбцы шаблона

Начните с одного листа на проект и одного блока на комнату. Добавьте категорию для каждой строки (мебель, освещение, отделка, текстиль, услуги). Необходимы как итоги по комнатам, так и по категориям: первые — для разговора с клиентом, вторые — для сравнения с утвержденным бюджетом.

Группа столбцов	Столбцы	Назначение
Идентификация	Комната, категория, наименование товара, фото, ссылка, артикул, размеры	Четкий заказ и приемка
Количество	Чистое количество, процент резерва, единица измерения, штуки или м² в упаковке, количество к покупке	Правильный объем закупки
Цена	Прайс-лист, скидка поставщика, цена закупки, процент наценки, цена для клиента, прибыль	Доход студии и итог для клиента
Поставщик	Поставщик, валюта, номер коммерческого предложения	Группировка заказов и платежей
Логистика	Срок поставки, дата необходимости на объекте, дата заказа, плановая и фактическая доставка	Предотвращение задержек
Статус и оплата	Статус утверждения, заказано, доставлено, принято; счет, аванс, остаток	Отслеживание и планирование денежных средств

Разделяйте две шкалы цен

Цена закупки и цена для клиента — это разные числа с разными владельцами. Никогда не заменяйте одно другим. Рассчитывайте цену для клиента исходя из цены закупки и наценки, чтобы изменение скидки поставщика последовательно отражалось по всей строке.

Заполняйте количества, цены и наценку

Работайте с таблицей в фиксированном порядке. Заполнение количеств перед ценами предотвращает наиболее распространенную ошибку: правильная цена за единицу, умноженная на неправильное количество.

1. Перечислите все позиции по комнатам. Возьмите их из утвержденной концепции, чертежей и спецификации комнат. Отметьте позиции, которые еще не решены, как предварительные, а не утвержденные.
2. Введите чистые количества. Используйте единицу измерения, соответствующую тому, как используется товар: м² для плитки, погонные метры для плинтуса, штуки для светильников.
3. Добавьте резерв. Материалы, которые режутся или подбираются по рисунку (плитка, обои, напольные покрытия), требуют запаса. Процент зависит от раскладки и рисунка, поэтому устанавливайте его для каждого элемента, а не для всего проекта.
4. Округляйте до целых упаковок. Вы покупаете коробки и рулоны, а не точные квадратные метры. Количество к покупке — это количество упаковок, и цена рассчитывается исходя из него.
5. Введите прейскурантную цену, затем скидку поставщика. Результат — закупочная цена. Если цена пока неизвестна, отметьте строку как «цена по запросу» и исключите ее из общей суммы.
6. Примените наценку и рассчитайте цену для клиента. Проверьте прибыль по каждой строке и по всему проекту.
7. Сверьте итоги с утвержденным бюджетом по комнатам и по категориям.

Пример: количество к покупке

Примерные значения для напольной плитки: чистая площадь 22 м², запас 10%, итого 24,2 м² необходимо. Одна коробка покрывает 1,44 м². 24,2 / 1,44 = 16,8, поэтому покупаем 17 коробок, что составляет 24,48 м². При цене 48 евро за м² строка стоит 1 175,04 евро по закупочной цене.

Пример: цена, наценка и прибыль

Наценка и маржа — это разные показатели, и их путаница часто приводит к неправильным ценам для клиента. В таблице показана одна строка с иллюстративными цифрами. Вы можете протестировать свои собственные цифры в « калькуляторе наценки.

Шаг	Значение (пример, евро)
Прейскурантная цена	1 000
Скидка поставщика 15%	−150
Закупочная цена	850
Наценка 30% от закупочной цены	+255
Цена для клиента	1 105
Прибыль	255 (около 23% от цены для клиента)

Решите раз и навсегда, говорит ли ваша студия о наценке или марже, и используйте этот термин в заголовке шаблона и в разговорах с коллегами.

Добавьте строки, которые обычно упускают

Бюджет, составленный только из товарных позиций, почти всегда занижен. Отсутствующие расходы не являются экзотическими; у них просто нет страницы продукта. Добавьте их отдельными строками, чтобы они оставались на виду и могли быть утверждены клиентом самостоятельно.

• Доставка на объект, а также отдельно в студию или на склад, если товары консолидируются.
• Подъем, переноска и распаковка, особенно для крупной мебели и камня.
• Монтаж освещения, встроенной мебели, сантехники и штор.
• Замеры для окон, дверей, стеновых панелей и встроенной мебели.
• Крепеж, отделка, профили, клеи и другие мелкие материалы, которые не входят в стоимость продукта.
• Таможенные пошлины или импортные сборы, если товары пересекают границу, применительно к вашему проекту.
• Плата за услуги студии или другие сервисные строки, отделенные от позиций поставщиков.
• Непредвиденные расходы, представленные отдельной строкой, а не скрытые внутри цен на товары.

Непредвиденные расходы как видимая строка

Правильный размер зависит от полноты спецификации и количества строк, которые еще находятся в запросе. Проект с утвержденными ценами и размерами требует меньше непредвиденных расходов, чем проект со многими предварительными позициями. Укажите процент в бюджете и договоритесь с клиентом о том, как он может быть использован.

Свяжите бюджет с датами заказа и контролируйте его

Бюджет без дат показывает, сколько стоит проект, но не когда нужны деньги и решения. Для каждого элемента рассчитайте дату заказа, отталкиваясь от дня, когда он должен быть на объекте.

1. Возьмите дату, когда предмет нужен на объекте, из графика строительства.
2. Вычтите время выполнения заказа поставщиком, включая производство и доставку.
3. Вычтите буфер на доставку и приемку, чтобы дефект еще можно было исправить.
4. Вычтите время, необходимое клиенту для утверждения предмета.
5. Отсортируйте список по дате заказа. Верх списка — это то, что вы отслеживаете на этой неделе.

Пример: диван нужен на объекте в день 0, срок выполнения заказа — 8 недель, буфер — 1 неделя, а утверждение занимает 1 неделю. Клиент должен утвердить его за 10 недель до дня 0. Зависимости между этапами и закупками легче увидеть на временной шкале закупок , чем в столбце таблицы.

Обзорная рутина

• Обновляйте статус каждого предмета при его изменении, а не в конце недели.
• Записывайте изменения цен с указанием причины, чтобы можно было объяснить разницу между первым и окончательным бюджетом.
• Записывайте каждый платеж по предмету: аванс, остаток, дату.
• Переносите даты доставки в таблице и указывайте причину; поставщики с повторяющимися задержками должны быть видны.
• Сравнивайте смету с утвержденным бюджетом по комнатам перед каждой встречей с клиентом.
• Прикрепляйте счета-фактуры и квитанции к строке, к которой они относятся.

Как это сделать в ArchiBoard

Та же структура доступна как смета в приложении: см. сметы и спецификации для обзора и главу импорта смет для переноса существующей таблицы.

1. На главном экране нажмите «Новый проект» и введите название, город и роль вашей студии.
2. Откройте «Проект» → «Комнаты» → «Добавить комнату» для каждой комнаты.
3. Если у вас уже есть бюджет в виде таблицы, откройте «Сметы» → «Импорт», загрузите файл Excel, CSV или PDF или вставьте ссылку на Google Таблицы, проверьте значение каждого столбца, выберите комнату или оставьте разбивку из файла и нажмите «Импорт». Ошибку можно отменить в «Ленте действий» с помощью «Отменить импорт».
4. Чтобы добавить товары из интернет-магазинов, нажмите «Добавить товар», вставьте ссылку на товар, нажмите «Автозаполнение», проверьте поля и нажмите «Сохранить товар». Веб-клиппер делает то же самое со страницы магазина.
5. В карточке товара введите чистое количество, резерв в процентах и «Штук в упаковке» или «м² в упаковке». В столбце «Кол-во» затем будет указано, сколько нужно купить в целых упаковках.
6. Переключите «Режим просмотра сметы» на «Экономика», чтобы увидеть цепочку от MSRP через скидку поставщика, закупку, наценку и прибыль до цены клиента. «Спецификация» показывает версию без внутренних финансов.
7. Используйте переключатель «Предварительный» и «Утвержденный», чтобы отделить то, что только предложено, от того, на что клиент согласился.
8. Откройте «По приоритету заказа» в смете или блок «Предстоящие покупки» в «Временной шкале», чтобы увидеть, что нужно заказать в первую очередь.
9. В «Финансах проекта» введите утвержденный бюджет. Предупреждение появляется, когда смета превышает его.
10. Чтобы отправить клиенту версию, нажмите «Экспорт в PDF», выберите комнаты и нажмите «Скачать PDF». Цена закупки, наценка и прибыль не включены в PDF для клиента.

FAQ

Что должно быть в шаблоне бюджета проекта дизайна интерьера?

Минимум: комната, категория, товар со ссылкой или артикулом, количество к покупке, поставщик, цена закупки, наценка, цена для клиента, срок поставки, дата заказа, статус утверждения и статус оплаты. Добавьте отдельные строки для доставки, установки, услуг и непредвиденных расходов. Без этого бюджет покрывает только товары и занижает реальную стоимость проекта.

Должен ли клиент видеть закупочные цены и наценку?

Это зависит от вашего договора и модели оплаты. Если вы работаете с наценкой или долей от скидки поставщика, большинство студий показывают клиенту только конечную цену. Что бы вы ни выбрали, держите внутренние столбцы отдельно, чтобы экспорт для клиента можно было подготовить без них и без ручного удаления.

Как обрабатывать позиции, цена которых еще неизвестна?

Отметьте их как «цена по запросу» и оставьте видимыми в списке. Не вводите предположение, как будто это цитата. Если вам нужна рабочая цифра, укажите ее в четко обозначенной строке «оценка» и замените ее, как только поставщик ответит. Просматривайте такие строки перед каждой встречей с клиентом.

Сколько непредвиденных расходов следует добавить?

Универсальной цифры нет. Это зависит от того, насколько полна спецификация, сколько цен еще открыто и насколько сложен объект. Укажите это как отдельную строку с указанным процентом и договоритесь с клиентом, что она покрывает. Уменьшайте ее по мере утверждения и заказа позиций.

Достаточно ли электронной таблицы или нужен специальный инструмент?

Для небольшого проекта, которым занимается один человек, достаточно электронной таблицы. Управлять ею становится сложно, когда над ней работают несколько человек, когда требуется представлять одни и те же данные отдельно для клиента и для внутреннего пользования, или когда необходимо отслеживать платежи и даты поставки по каждой позиции. Выбирайте инструмент исходя из того, сколько человек и проектов зависят от этого файла.

Как часто следует обновлять бюджет?

Обновляйте его всякий раз, когда меняется цена, количество, статус или дата, и полностью пересматривайте его перед каждой встречей с клиентом и каждым раундом заказа. Небольшие, частые обновления занимают меньше времени, чем ежемесячная сверка, и помогают надежно отслеживать даты заказов.