Шаблон сметы на дизайн интерьера: поля, которые нельзя пропускать
· 8 мин чтения
Шаблон сметы на дизайн интерьера работает, когда каждая строка отвечает на четыре вопроса: что это за предмет, сколько нужно купить, сколько это стоит вам и клиенту, и когда это должно быть доставлено. Если один ответ отсутствует, смета становится прайс-листом, который не может управлять закупками. Ниже приведены поля, которые должны быть фиксированными в каждой смете, почему каждое из них важно, и примеры, которые вы можете скопировать в свой шаблон.
Поля идентификации: что именно вы покупаете
Эти поля устраняют двусмысленность. Два человека, читающие одну и ту же строку, например, дизайнер и человек, размещающий заказ, должны прийти к одному и тому же выводу о продукте.
| Поле | Что вводить | Что пойдет не так без него |
|---|---|---|
| Помещение | Помещение или зона, куда помещается предмет | Нет бюджета на комнату, нет проверки количества по площади комнаты |
| Категория | Мебель, освещение, плитка, текстиль и так далее | Нет группировки, нет связи между предметом и этапом строительства |
| Название | Краткое название, которое клиент узнает | Клиент не может найти предмет в длинном списке |
| Фото | Одно четкое изображение точного варианта | Клиент одобряет текстовое описание и удивляется при доставке |
| Артикул или код модели | Точный код поставщика, включая вариант | Заказан не тот цвет или размер |
| Размеры | Ширина × глубина × высота или формат плитки | Предмет не помещается в пространство или на маршрут доставки |
| Отделка и цвет | Материал, название или код цвета | Два варианта одной модели перепутаны |
| Поставщик и ссылка | Название компании и URL страницы продукта | Никто не сможет проверить цену или наличие позже. |
Один факт — одно поле.
Не пишите цвет и размер в колонке «Название». Название вроде «Дубовый стол 180 матовый» нельзя отфильтровать или проверить, в то время как отдельные поля позволяют это сделать. Это особенно важно, когда вам позже потребуется отправить поставщику только его собственные товары.
Поля цены: отделяйте вашу себестоимость от цены для клиента.
Самая распространенная ошибка в шаблонах — это единая колонка «Цена». Вам нужна как минимум цепочка от прейскурантной цены до цены для клиента, чтобы вы всегда знали, сколько студия зарабатывает на каждой позиции.
- Введите прейскурантную цену (MSRP) в валюте поставщика.
- Введите скидку, которую вы получаете от поставщика, в процентах.
- Рассчитайте закупочную цену: прейскурантная цена минус скидка.
- Примените вашу наценку к закупочной цене.
- Полученную в результате клиентскую цену округляйте только на этом последнем шаге.
- Рассчитайте прибыль как клиентскую цену минус закупочная цена.
Рабочий пример
Иллюстративные цифры: диван имеет прейскурантную цену 1000 евро, а скидка вашего поставщика составляет 15%. Закупочная цена составляет 850 евро. С наценкой 25% клиентская цена составляет 1062,50 евро, а прибыль — 212,50 евро.
Обратите внимание, что 25%-ная наценка на себестоимость — это не 25%-ная маржа. В данном случае прибыль составляет 20% от цены для клиента. Решите, что именно показывает ваш шаблон, и чётко обозначьте столбец. Для быстрой проверки используйте « калькулятор наценки».
Валюта и итоговые суммы
Храните каждый товар в валюте поставщика и показывайте конвертированную сумму в валюте проекта. Таким образом, изменение цены в одной валюте не заставит вас перепечатывать строку. Также добавьте флажок «цена по запросу», чтобы такие строки не учитывались как ноль в общей сумме.
Поля количества: нетто, резерв и упаковка
Для мебели количество — это просто число. Для плитки, напольных покрытий, обоев и краски одного поля количества недостаточно, потому что вы покупаете целые упаковки и вам нужен резерв на подрезку и отходы.
| Поле | Пример значения | Назначение |
|---|---|---|
| Единица измерения | м² | В чем измеряется чистое количество |
| Чистое количество | 18.4 | Фактически необходимая площадь или количество |
| Резерв, % | 10 | Подрезка, бой, последующий ремонт |
| Размер упаковки | 1.44 м² за упаковку | Минимальное количество, которое можно купить |
| Количество к покупке | 15 упаковок | Число, которое идет в заказ |
| Основа цены | за м² и за упаковку | Позволяет сравнивать предложения разных поставщиков |
Пример расчета
Иллюстративные цифры: чистая площадь пола составляет 18.4 м², а резерв — 10%, поэтому вам нужно 20.24 м². При 1.44 м² за упаковку это 14.06 упаковок, поэтому вы покупаете 15 упаковок, что составляет 21.6 м². Если плитка стоит 62 EUR за м², одна упаковка — 89.28 EUR, а общая сумма по строке — 1,339.20 EUR. Цена для клиента должна рассчитываться исходя из количества купленных упаковок, а не из чистой площади.
Разделение позиций по комнатам
Если один и тот же товар используется в нескольких комнатах, оставьте его одной строкой, указав количество для каждой комнаты. Вы получите одну покупку и один платеж, но при этом будете видеть стоимость каждой комнаты. Перед расчетом материалов убедитесь, что сумма площадей комнат соответствует общей площади проекта.
Статус, даты и поля оплаты
Шаблон, который останавливается на цене, — это коммерческое предложение. Шаблон, который отслеживает статус и даты, — это рабочий инструмент для закупок. Вот поля, которые имеют значение:
- Статус утверждения: требуется утверждение, утверждено, отклонено. Отклоненные позиции должны исключаться из итоговых сумм, но оставаться видимыми.
- Статус заказа: заказано, в пути, доставлено, принято, установлено.
- Срок доставки: время выполнения заказа поставщиком, предпочтительно в рабочих днях.
- Дата заказа: последний день, когда вы можете разместить заказ без задержки на объекте.
- Планируемые и фактические даты доставки: хранятся отдельно, чтобы вы могли видеть, как часто сдвигаются даты.
- Статус оплаты: запрошен счет, аванс оплачен, полностью оплачено, с указанием сумм.
- Документы: номер счета или коммерческого предложения и файл или ссылка.
- Флаг измерения: да для встроенной мебели, стеновых панелей, окон и межкомнатных дверей, где поставщику сначала требуются размеры с объекта.
Как рассчитать дату заказа
- Возьмите дату, когда товар нужен на объекте, обычно это начало монтажа.
- Вычтите срок доставки, указанный поставщиком.
- Вычтите буфер для утверждения и оплаты, например, одну неделю.
- Запишите результат в столбец «Дата заказа» и отсортируйте смету по нему.
Наглядный пример: монтаж начинается 1 июня, доставка занимает шесть недель, буфер – одна неделя. Дата заказа – 13 апреля. Если клиент не утвердил позицию к этому сроку, задержка уже видна в смете.
Клиентская версия и внутренняя версия
Одну и ту же смету читают разные люди. Клиенту нужна понятная спецификация. Вам и вашему менеджеру по закупкам нужна полная экономика. Спроектируйте шаблон так, чтобы один набор данных давал оба представления, вместо того чтобы хранить два файла, которые расходятся.
| Поле | Клиентская версия | Внутренняя версия |
|---|---|---|
| Фото, название, артикул, размеры | Да | Да |
| Количество и цена для клиента | Да | Да |
| Розничная цена, скидка, цена закупки | Нет | Да |
| Наценка и прибыль | Нет | Да |
| Счета и платежи поставщикам | Только по согласованию | Да |
| Даты доставки | Да, обычно только фактические | Плановые и фактические |
Чек-лист перед отправкой сметы клиенту
- Каждая строка имеет помещение, фото и артикул.
- Ни одна строка не имеет пустой цены или неотмеченного «цена по запросу».
- Упакованные материалы показывают целые упаковки, а не чистую площадь.
- Отклоненные позиции исключены из общей суммы.
- Внутренние столбцы (цена закупки, наценка, прибыль) скрыты.
- Альтернативы показаны под основной позицией и четко обозначены.
- Итоговая сумма соответствует сумме по помещениям.
Как это сделать в ArchiBoard
Поля выше уже встроены в функцию « Сметы», поэтому вам не придется поддерживать шаблон электронной таблицы. Полное описание каждого экрана находится в главе справки « Сметы».
- Откройте проект, перейдите в раздел «Смета» и нажмите «Добавить позицию». Вставьте ссылку на товар и нажмите «Автозаполнение». Заполнятся название, фото, цена и валюта, бренд, артикул, габариты, наличие, срок поставки, упаковка и единица измерения. Проверьте поля и нажмите «Сохранить позицию».
- Если у вас уже есть смета в Excel, CSV, PDF или Google Sheets, нажмите «Импорт», загрузите файл или вставьте ссылку, проверьте, что означает каждый столбец, выберите помещение и нажмите «Импортировать». Подробности в главе про импорт.
- Откройте карточку позиции и введите чистое количество, резерв в процентах и «Штук в упаковке» или «м² в упаковке». В столбце «Кол-во» отобразится, сколько нужно закупить в целых упаковках.
- Переключите вид сметы на «Экономика», чтобы увидеть рекомендованную розничную цену, скидку поставщика, закупку, наценку, прибыль и цену для клиента. Если вы измените сумму, процент будет пересчитан, и наоборот.
- Используйте флажки для групп столбцов «Описание», «Финансы», «Доставка» и «Оплата», чтобы отобразить только нужные поля. Для поставщика, аванса, счетов и дат откройте «Поставщик и оплата» в строке позиции.
- Нажмите на статус позиции и выберите «Изменить статус», чтобы переместить ее по этапам согласования, заказа, доставки и приемки. Вы можете добавить комментарий и вложение.
- Чтобы отправить клиенту чистую версию, нажмите «Экспорт в PDF», выберите помещения, включите или выключите цены и фотографии и нажмите «Скачать PDF». Закупочная цена, наценка и прибыль не включаются в клиентский PDF.
Часто задаваемые вопросы
Сколько полей должно быть в шаблоне сметы?
Этого достаточно, чтобы ответить на вопросы «что», «сколько», «по какой цене» и «когда». Обычно это от 20 до 25 полей. Большее количество замедляет работу, потому что никто их не заполняет. Меньшее количество приведет к тому, что вам придется постоянно запрашивать у поставщиков и клиентов недостающие данные. Сделайте поля идентификации, количества и цены обязательными, а остальные оставьте необязательными.
Должен ли клиент видеть закупочную цену и наценку?
Это зависит от вашей модели контракта и от того, что вы согласовали с клиентом. Если вы взимаете комиссию или наценку, которая не раскрывается построчно, используйте версию для клиента без внутренних столбцов. Если вы работаете открыто по принципу «себестоимость плюс», покажите им. В любом случае, сохраняйте внутренние поля в данных, чтобы прибыль оставалась видимой для вас.
Какие дополнительные поля нужны для изделий на заказ?
Добавьте номер и дату коммерческого предложения поставщика, отметку о замерах с запланированными и фактическими датами, время выполнения заказа и утверждение чертежей или образцов. Изделия на заказ часто требуют предоплаты, поэтому также добавьте сумму предоплаты и оставшийся баланс. Общая сумма коммерческого предложения должна стать закупочной ценой позиции.
Как показать клиенту более дешевую альтернативу?
Добавьте альтернативу как отдельную строку под основным товаром, со своей фотографией, артикулом, поставщиком и ценой. Четко обозначьте ее как альтернативу. В документе для клиента покажите две итоговые суммы: базовую и итоговую с альтернативами. Таким образом, клиент сравнивает варианты, не теряя утвержденную базовую спецификацию.
Нужен ли отдельный шаблон для каждого типа проекта?
Нет. Оставьте один набор полей и измените только категории и список комнат. Ремонт ванной комнаты и меблированная квартира требуют одинаковых полей для цены, количества, статуса и даты. Отличается лишь количество предметов, требующих измерения или упаковки, и это необязательные поля одного и того же шаблона.