Смета дизайнера интерьера в Риге: евро и европейские фабрики

Смета дизайнера интерьера в Риге, Вильнюсе или Таллине должна вестись в евро, делиться по комнатам и отдельно показывать то, что видит клиент, и то, что остаётся внутри студии: закупку, наценку, сроки и оплаты. Если товары идут от нескольких европейских фабрик, у каждой позиции нужны своя валюта, поставщик и плановая дата поставки. Ниже рабочий порядок, который помогает не потерять деньги и не сорвать монтаж.

Из чего состоит смета, которая выдерживает реальный проект

Типичная ситуация в Балтии: диван заказан у одной фабрики, свет у другой, плитка у третьей, а стол мастер делает на месте. Цены приходят в разных форматах: в евро, иногда в другой валюте, где-то это PDF-предложение, где-то ссылка на сайт. Если всё лежит в одной таблице без структуры, через месяц никто не помнит, что согласовано, что оплачено и что задерживается.

Три слоя одной сметы

Лучше сразу разделить смету на слои. Это одни и те же позиции, просто разные взгляды на них.

Слой	Что в нём	Кому показывать
Спецификация	Название, фото, размеры, артикул, количество, цена для клиента	Клиенту
Экономика	Рекомендованная цена, скидка поставщика, закупка, наценка, прибыль	Только студии
Логистика и оплата	Поставщик, счета, аванс, остаток, даты заказа, поставки и монтажа	Студии, комплектатору, бухгалтеру

Что ещё стоит зафиксировать с самого начала

• Валюта проекта: для клиентов в Риге, Вильнюсе и Таллине это, как правило, евро.
• Комнаты: бюджет и смета по каждому помещению отдельно, а не одна общая цифра.
• Статус позиции: предложено, согласовано, заказано, доставлено, принято.
• Альтернативы: дешёвый вариант и вариант быстрее в поставке лежат рядом с основным товаром, а не в переписке.
• Утверждённый бюджет клиента: сравнивайте с ним смету каждый раз, когда меняется состав позиций.

Как собрать смету в евро, если товары из разных источников

Сначала соберите всё в одном месте, потом приводите к единому виду. Обратный порядок почти всегда заканчивается ручной пересверкой.

1. Создайте проект и задайте валюту. Укажите город, комнаты и валюту проекта. Для проекта в Риге это обычно евро. Все итоги будут считаться в ней.
2. Разбейте объект на помещения. Даже если клиент просит «общую цифру», вести смету по комнатам удобнее: так проще сокращать, отправлять части клиенту и контролировать перерасход.
3. Занесите позиции из источников. Если есть готовая таблица, импортируйте её. Если товары из интернет-магазинов, добавляйте по ссылке, чтобы не перепечатывать название, фото и размеры. Предложения фабрик в PDF загружайте как КП.
4. Проверьте валюту каждой позиции. Если фабрика выставила цену не в евро, оставьте валюту позиции как в предложении, а итог смотрите в валюте проекта. Сверьте пересчёт с курсом вашего банка на день оплаты.
5. Заполните закупочные данные. Рекомендованная цена, скидка поставщика, наценка. Без этого вы увидите только оборот, а не заработок.
6. Назначьте поставщика и сроки. Плановая дата поставки нужна уже на этапе согласования, иначе клиент выберет красивое кресло с производством на много недель вперёд и узнает об этом поздно.
7. Покажите клиенту спецификацию. Только комнаты и позиции, по которым нужно решение. Внутренние столбцы в документ не попадают.

Чек-лист перед отправкой сметы клиенту

• У каждой позиции есть фото, размеры и артикул.
• Цена показана в евро, а если позиция в другой валюте, это понятно из пометки.
• Позиции «по запросу» помечены, цена у них не придумана.
• Ни одна закупочная цена не попала в клиентский документ.
• Для дорогих позиций есть аналог.
• В смете указан срок поставки хотя бы для крупных позиций: мебели, света, плитки.

Подробнее о форматах импорта и экспорта смет читайте на странице «Сметы», а о настройке нескольких валют в проекте — в справке по языкам и валютам.

Закупка у европейских фабрик: сроки, авансы и приёмка

Заказ у фабрики почти всегда означает аванс, производство, доставку и приёмку. На каждом шаге есть риск, и каждый шаг надо отразить в смете, а не в голове комплектатора.

Что считать от даты монтажа

Отсчитывайте назад от даты, когда позиция должна стоять на объекте. Суммируйте производство, доставку, разгрузку и запас на перенос. Например, при сроке производства 8 недель, доставке 2 недели и запасе 2 недели заказ нужно оформить не позже чем за 12 недель до монтажа. Это условный пример: реальные сроки уточняйте у поставщика по каждой позиции и не берите их из общих ожиданий.

Этап	Что фиксируем	Зачем
Согласование с клиентом	Статус «Согласовано», дата решения	Чтобы заказ не уходил без подтверждения
Замер	Плановая и фактическая дата	Для кухонь, окон, дверей и панелей: заказ после замера
Заказ и аванс	Счёт поставщика, сумма аванса, крайняя дата оплаты	Не потерять производственный слот
Производство и доставка	Плановая дата поставки, причина переноса	Видеть, какие поставщики срывают сроки
Остаток оплаты	Дата доплаты	Обычно остаток платят до отгрузки: уточняйте условия в договоре
Приёмка	Накладные, фотоотчёт, сверка артикула и размеров	Для претензии, если что-то не так

Порядок действий при переносе даты

1. Запишите новую плановую дату в позиции, не стирая старую.
2. Выберите причину: поставщик, производство, доставка или по вашей просьбе.
3. Проверьте, какие этапы зависят от этой позиции: монтаж, соседние работы, въезд клиента.
4. Если сдвиг критичен, предложите клиенту аналог из наличия.
5. Сообщите клиенту до того, как он спросит сам.

Накопленная история переносов показывает, каким поставщикам можно доверять. Через несколько проектов вы увидите, у кого заявленные сроки действительно выдерживаются.

Чек-лист приёмки на объекте

• Сверить артикул, цвет, размеры и количество со сметой.
• Сфотографировать упаковку до вскрытия и этикетки.
• Приложить накладную.
• Осмотреть товар в присутствии того, кто принимает.
• Записать расхождение сразу, с датой и комментарием, а не «потом по памяти».
• Отправить претензию поставщику в тот же день.

Условия возврата и ответственность за повреждения при перевозке определяются договором с поставщиком. Если товар приходит из-за пределов ЕС, вопросы по таможенному оформлению и платежам уточняйте у брокера или поставщика.

Для общего контроля сроков закупки посмотрите таймлайн закупок и поставок.

Наценка и прибыль: считаем честно

Самая частая ошибка в смете комплектатора — считать прибыль от цены для клиента, хотя наценка считается от закупки. Выберите одну схему и используйте её в каждом проекте.

Пример расчёта по одной позиции

Это условный пример, а не рекомендуемые цифры. Рекомендованная цена 1 200 EUR. Скидка поставщика 15%: закупка 1 020 EUR. Наценка студии 20% от закупки: цена для клиента 1 224 EUR. Прибыль по позиции 204 EUR. Если добавить доставку, замер и работу сотрудников, реальная маржа будет ниже, поэтому такие расходы лучше учитывать отдельными строками или внутри цены заранее.

1. Определите, от чего считаете: от закупки или от цены для клиента.
2. Зафиксируйте скидку поставщика по каждой фабрике: она может отличаться.
3. Добавьте в расчёт доставку, упаковку, подъём, монтаж, если они ваши.
4. Проверьте итог по комнате, а не только по позиции.
5. Сравните полную прибыль проекта с утверждённым бюджетом клиента.

Что не забыть в финансах проекта

• Схема платежей: клиент платит поставщику напрямую или через студию.
• Комиссия от поставщика: начислена, запрошена, получена.
• Свободный остаток клиентского бюджета по комнатам.
• Налогообложение вашей студии и отражение НДС: уточните у бухгалтера, мы это не комментируем.

Быстро прикинуть наценку для разных схем можно в калькуляторе наценки.

Как это сделать в ArchiBoard

Для дизайнеров в Латвии, Литве и Эстонии есть отдельная страница ArchiBoard для Балтии, а полное описание возможностей смет — на странице «Сметы». Рабочий порядок такой:

1. На главной нажмите «Новый проект»: название, город (например, Рига, Вильнюс или Таллин), роль студии.
2. Откройте проект → «Финансы проекта» и задайте валюту проекта и утверждённый бюджет. Там же выберите схему платежей: «Клиент → Поставщик» или «Клиент → Студия → Поставщик».
3. Добавьте комнаты: «Помещения» → «Добавить помещение».
4. Заполните смету. Если есть готовая таблица, нажмите «Сметы» → «Импорт» и загрузите файл Excel, CSV, PDF или вставьте ссылку на Google Таблицу. Для отдельных товаров используйте «Добавить позицию» → вставьте ссылку → «Автозаполнение» → «Сохранить позицию». Можно сохранять товары и веб-клиппером для Chrome.
5. Для позиций в другой валюте оставьте её в карточке: суммы пересчитываются в валюту проекта.
6. Переключите «Режим отображения сметы» на «Экономика», чтобы увидеть закупку, наценку и прибыль. Режим «Спецификация» подходит для показа клиенту.
7. В строке позиции откройте «Подрядчик и оплата»: выберите поставщика, укажите «Это аванс», загрузите счёт и заполните блок «Сроки: поставка и монтаж».
8. На «Таймлайне» смотрите блок «Ближайшие закупки», чтобы понимать, что заказывать в первую очередь.
9. Для клиента: «Сметы» → «Экспорт в PDF» → выберите нужные комнаты → «Скачать PDF». Закупка, наценка и прибыль в клиентский PDF не попадают.

На тарифе Free доступно до 20 позиций и 2 участника, на Pro лимитов нет. Для стран Балтии Pro оплачивается способом «Иностранной картой (EUR)» через Lemon Squeezy: «Настройки → Оплата» → у нужного тарифа «Перейти».

Вопросы и ответы

В какой валюте показывать смету клиенту в Риге, Вильнюсе или Таллине?

Обычно клиенту удобнее видеть итоговую цену в евро, даже если часть позиций у поставщиков выставлена в другой валюте. В смете оставьте валюту поставщика на уровне позиции, а общие суммы показывайте в валюте проекта. Если курс влияет на цену, предупредите клиента заранее и зафиксируйте это в договорённостях.

Нужно ли показывать клиенту закупочную цену и наценку?

Это решение студии, но по умолчанию внутренние цифры лучше не показывать. Клиенту нужны спецификация, цена и сроки. Закупка, наценка и прибыль нужны вам для контроля маржи. Если вы работаете по открытой схеме, например с комиссией, оформите это отдельным документом или включите нужные столбцы осознанно.

Как учесть товар, который приходит из страны вне ЕС?

Укажите цену и валюту так, как их выставил поставщик, и добавьте доставку отдельной строкой или внутри цены, если так условлено. Таможенное оформление, пошлины и налоги зависят от товара и маршрута, поэтому их размер и порядок уточняйте у брокера, поставщика и бухгалтера. Не закладывайте цифры «по памяти».

Как не потерять сроки при заказе у нескольких фабрик?

Считайте от даты монтажа назад: производство, доставка, запас на перенос. Записывайте плановую дату по каждой позиции и причину любого переноса. Сначала заказывайте самые долгие позиции, а к проблемным заранее готовьте аналог. Раз в неделю просматривайте список закупок по сроку заказа, а не по комнатам.

Что делать, если при приёмке товар не совпал со сметой?

Не подписывайте приёмку «без замечаний». Сфотографируйте упаковку и дефект, сверьте артикул, цвет и размеры, приложите накладную и запишите расхождение с датой. Затем сразу направьте претензию поставщику. Чем точнее зафиксированы факты в день доставки, тем проще договориться о замене или компенсации.